Piloter un portefeuille de projets suppose d'abord de disposer de projets réellement pilotables. BleuLemon accompagne les organisations depuis la gestion opérationnelle des backlogs, des équipes, des charges et des dépendances jusqu'à la gouvernance de portefeuille et aux arbitrages de capacité. Nous structurons les pratiques, les processus et l'outillage qui permettent de disposer d'une information fiable à tous les niveaux : équipe, projet, programme et portefeuille.
Priorités arbitrées, capacité maîtrisée. · Atlassian Platinum Solution Partner depuis 2008 · Partenaire Silver IBM · Paris et Lyon
La gestion de portefeuille ne commence pas au comité de direction. Elle commence dans les équipes : dans les backlogs, les priorités, les estimations, l'affectation des personnes, les dépendances et la mise à jour régulière de l'avancement.
Si les données opérationnelles ne sont pas fiables, la vue portefeuille ne peut pas l'être non plus. Nous intervenons à tous les niveaux du pilotage.
Définition et mise en œuvre des flux de travaux, des statuts, des règles de gestion et des modes de priorisation.
Structuration des équipes, identification des compétences disponibles et mise en visibilité de la capacité réellement mobilisable.
Mise en place de règles de priorisation partagées pour ordonner les demandes, les travaux et les projets.
Construction des plans de charge, jalons, feuilles de route et scénarios de planification à l'échelle des projets et programmes.
Identification et suivi des dépendances entre équipes, projets et programmes afin d'anticiper les blocages.
Agrégation des charges et des capacités pour disposer d'une vision cohérente des ressources engagées et disponibles.
Définition des instances, des rôles, des responsabilités et des rythmes de décision nécessaires au pilotage du portefeuille.
Définition de critères explicites pour comparer, prioriser, différer ou arrêter les initiatives.
Mise en relation des budgets, des investissements et des priorités afin d'intégrer la dimension financière dans les arbitrages.
Construction de vues adaptées aux équipes, aux PMO et aux décideurs pour piloter l'activité et préparer les arbitrages.
La gestion de projet cherche à faire réussir chaque initiative. La gestion de portefeuille cherche à faire les bons choix entre toutes les initiatives. Elle permet d'arbitrer les priorités, les ressources, les dépendances et les budgets à l'échelle de l'organisation.
| Ce qui les sépare | Gestion de projet | Gestion de portefeuilles |
|---|---|---|
| Question traitée | Le projet avance-t-il comme prévu ? | Quels projets méritent la capacité disponible ? |
| Objet | Backlog, planning, équipe, livrable, risques | Ensemble des programmes et des projets |
| Données nécessaires | Charge, avancement, dépendances | Capacité consolidée, valeur produite, coûts, priorités entre initiatives |
| Décisions | Prioriser le travail, sécuriser la livraison | Démarrer, décaler, accélérer ou arrêter |
| Responsabilité | Chef de projet, Product Owner, Équipes | Direction, Comité de portefeuilles, PMO |
Les deux niveaux sont indissociables : un portefeuille ne peut être correctement piloté que si les données issues des projets sont suffisamment fiables.
Le même cadre gouverne toutes nos missions. Voici son versant portefeuille.
Nous partons de l'existant : projets en cours, backlogs, outils, équipes, méthodes de planification, données disponibles et pratiques de gouvernance. Nous cherchons notamment à comprendre comment les décisions sont prises aujourd'hui et si les données utilisées dans les comités reflètent réellement la situation des équipes.
Nous définissons les niveaux de pilotage nécessaires : équipe, projet, programme et portefeuille. Nous fixons également les critères d'arbitrage, les responsabilités, les règles de consolidation, les indicateurs utiles et la cadence des instances de décision. La gouvernance vient avant le paramétrage de l'outil.
Nous mettons en œuvre les pratiques et l'outillage nécessaires : gestion des backlogs, vues projet, capacité des équipes, dépendances, consolidation et vues portefeuille. Lorsque plusieurs outils ou tableurs existent déjà, nous cherchons à supprimer les doubles saisies et à construire une information cohérente à partir des données opérationnelles.
Les équipes doivent comprendre pourquoi certaines informations sont demandées et à quoi elles servent. Nous accompagnons les contributeurs, chefs de projet, Product Owners, PMO et membres des comités dans l'utilisation des nouvelles pratiques et des nouvelles vues. La qualité du portefeuille dépend directement de la qualité des données produites au quotidien.
Les critères de priorité, les capacités et les portefeuilles évoluent. Nous mettons en place les rituels permettant de revoir les arbitrages, d'ajuster les règles et de faire évoluer l'outillage sans perdre la cohérence entre le terrain et le niveau décisionnel.
Ce cadre gouverne aussi nos missions ITSM et notre conduite du changement.
Nous intervenons sur plusieurs plateformes, que nous choisissons avec vous en fonction du contexte de votre organisation.
Adapté quand vous devez structurer le travail quotidien, les backlogs et les projets des équipes.
Jira permet de structurer le travail opérationnel : demandes, backlogs, workflows, équipes, versions et suivi des projets. C'est souvent le point de départ de la donnée qui alimentera ensuite les niveaux de pilotage supérieurs.
Adapté quand vos équipes travaillent déjà dans Jira.
Jira Plans permet de consolider plusieurs projets Jira, de travailler sur les dépendances, les capacités et les scénarios de planification. Il est particulièrement adapté lorsqu'une organisation travaille déjà largement dans Jira et souhaite disposer d'une vision transverse à l'échelle d'une direction ou d'un programme.
Adapté quand vous êtes déjà engagé dans une transformation SAFe.
Jira Align permet de relier le travail des équipes aux programmes, aux portefeuilles et aux objectifs stratégiques dans des organisations de grande taille. Il est pertinent lorsque le portefeuille dépasse le cadre d'une seule DSI ou lorsque plusieurs niveaux de gouvernance doivent être alignés.
Adapté quand vous recherchez une solution souveraine ou hébergée sur votre infrastructure.
OpenProject constitue une alternative pertinente pour les organisations qui souhaitent conserver une plus grande maîtrise de leur hébergement ou travailler en dehors de l'écosystème Atlassian. Il permet d'adresser la gestion de projets, de portefeuilles et de ressources dans un environnement intégré.
Adapté quand l'arbitrage se joue sur le budget autant que sur la capacité.
TargetProcess apporte une dimension complémentaire lorsque l'arbitrage doit intégrer fortement les budgets et le pilotage économique. Il permet de rapprocher la capacité, les priorités et les coûts du portefeuille. Outil de la suite Apptio, il est particulièrement bien intégré avec ApptioOne et Cloudability.
Aucun outil n'est choisi par principe. Le niveau de maturité, les processus existants, les pratiques des équipes et les décisions à prendre déterminent le dispositif adapté.
Le PI Planning (Program Increment Planning) aligne plusieurs équipes sur un même incrément de livraison, dans le cadre SAFe. Nous l'outillons et nous accompagnons son animation. Le déroulé, les rôles et les erreurs fréquentes méritent un traitement à part dans Zest of Mind.
Une question qui ne trouve pas sa réponse ici se traite en trente minutes d'échange, sur votre contexte réel plutôt que sur un cas général.
Échanger avec un expertIl faut au minimum disposer de données suffisamment fiables sur les projets, les backlogs, les charges et les équipes.
Si ce n'est pas le cas, nous commençons par ce niveau. Nous pouvons structurer les pratiques de gestion de backlog, les workflows, la capacité des équipes et le pilotage projet avant de construire la vue portefeuille.
La gestion de portefeuille ne corrige pas des données opérationnelles peu fiables : elle les rend simplement plus visibles.
Non.
Nous intervenons principalement sur Jira, Jira Plans, Jira Align, OpenProject et TargetProcess, mais nous pouvons également travailler à partir de votre outillage existant.
Notre point de départ reste toujours les processus, la gouvernance et les décisions à prendre.
Parce qu'un outil de PPM ne crée pas de gouvernance.
Nous travaillons d'abord sur les pratiques : gestion des backlogs, rôles, capacité, critères d'arbitrage, instances de décision et règles de consolidation.
L'outil vient ensuite soutenir ce fonctionnement.
Oui.
C'est même souvent le bon point de départ. Une gestion cohérente des backlogs, des équipes, des projets et des dépendances dans Jira permet de produire une donnée opérationnelle fiable.
Cette donnée pourra ensuite alimenter Jira Plans, Jira Align, TargetProcess ou une autre plateforme de portefeuille lorsque le besoin apparaîtra.
Ils dépendent de la stratégie et du contexte de l'organisation.
Ils peuvent intégrer la valeur attendue, les obligations réglementaires, les risques, la capacité nécessaire, les dépendances, les coûts, les bénéfices attendus ou l'urgence.
L'important est que ces critères soient définis avant les arbitrages et appliqués de manière suffisamment cohérente pour rendre les décisions explicables.
Cela dépend de la qualité des données existantes, du nombre d'équipes concernées, du nombre de niveaux de gouvernance et de la maturité des pratiques projet.
Nous cherchons à produire rapidement une première vue exploitable plutôt qu'à attendre que tout soit parfait. Le dispositif peut ensuite être enrichi progressivement.
L'IA peut aider à détecter des incohérences, des dérives de charge, des risques ou des dépendances difficiles à identifier dans un grand volume de données.
Elle peut également faciliter la synthèse des informations issues des projets et préparer les comités en faisant ressortir les écarts importants.
Elle ne décide toutefois pas quel projet doit démarrer, être retardé ou arrêté. L'arbitrage reste une décision humaine fondée sur la stratégie, la capacité et les priorités de l'organisation.
Un projet n'est pas fini quand il est livré. Il commence vraiment quand vos équipes se l'approprient.
BleuLemon, cabinet de conseil français (Paris, Lyon), Atlassian Platinum Solution Partner depuis 2008. 83 % de nos clients cibles fidélisés sur les trois dernières années (données internes). Plus de 30 collaborateurs.
Pour aller plus loin : nos services·Le Diagnostic·FinOps et ITFM
