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Gestion des services IT et métiers : ITSM et ESM réellement adoptés.

Nous accompagnons les organisations dans la conception, la mise en œuvre et l'amélioration de leurs processus de gestion de services, pour la DSI comme pour les fonctions métier. Catalogues de services, portails et autres canaux de contact, engagements de service, base de connaissances, workflows, automatisations et pilotage : nous travaillons l'ensemble du dispositif avec un objectif simple, qu'il soit compris, utilisé et réellement mis en œuvre par les équipes.

Atlassian Platinum Solution Partner, spécialisation ITSM · Experts certifiés Matrix42 · Paris et Lyon, depuis 2008

ITSM et ESM : organiser les services, pas uniquement les tickets.

La plupart des organisations disposent déjà d'outils pour gérer les demandes. Le problème est rarement de créer un ticket.

Les difficultés apparaissent ailleurs : un catalogue difficile à comprendre, plusieurs canaux de contact en parallèle, des demandes qui arrivent au mauvais endroit, des engagements de service peu lisibles, une connaissance dispersée ou des workflows qui ne correspondent plus à la réalité des équipes.

Notre rôle consiste à travailler l'ensemble de la chaîne de service :

01
Le catalogue de services

Ce que la DSI fournit, à qui, à quelles conditions.

02
Les portails et les autres moyens de contact

Le point de contact unique, quel que soit le canal.

03
Les incidents et les demandes

Qualification, affectation, résolution.

04
Les changements et les problèmes

Ce qui évite la répétition des pannes.

05
La CMDB et les actifs

Les éléments de configuration et leurs dépendances.

06
Les SLA et SLO

Délai et qualité, avec leur méthode de calcul.

07
Les workflows et automatisations

Processus standardisés et fluides.

08
Les rôles et responsabilités

Une gestion sécurisée du processus.

09
Des indicateurs simples

Une prise de décision facile et efficace.

ITSM et ITIL ne se situent pas au même niveau

L'ITSM est la discipline ; ITIL en est le référentiel de bonnes pratiques le plus répandu, dans sa version ITIL 4. Notre position : ITIL fournit un vocabulaire commun et des garde-fous, pas un plan de déploiement.

Une démarche globale à l'entreprise

Cette démarche s'applique à la DSI avec l'ITSM, mais également aux fonctions support de toute l'entreprise avec l'ESM : ressources humaines, achats, services généraux, finance ou toute équipe qui fournit des services à des utilisateurs internes.

Notre méthode en cinq temps appliquée à l'ITSM et l'ESM.

BleuLemon, cabinet de conseil français (Paris, Lyon), Atlassian Platinum Solution Partner depuis 2008, applique le même cadre en cinq temps.

01
Comprendre

Nous partons de votre réalité : processus effectivement suivis, demandes reçues, canaux utilisés, irritants des équipes et des utilisateurs, outils en place et niveaux de service réellement observés. La première étape consiste à comprendre comment le service fonctionne aujourd'hui, et pas seulement comment il est censé fonctionner.

02
Cadrer

Nous définissons avec vous le modèle cible : services proposés, populations concernées, canaux d'accès, responsabilités, workflows, engagements de service et indicateurs de pilotage. Nous priorisons également ce qui doit être traité immédiatement et ce qui peut évoluer dans un second temps.

03
Déployer

Nous configurons et intégrons progressivement les processus et les outils : catalogues, portails, workflows, automatisations, base de connaissances, tableaux de bord et interfaces avec le reste du système d'information. Nous privilégions des mises en production progressives plutôt qu'un basculement global.

04
Faire adopter

L'adoption se prépare dès les premières étapes du projet. Au moment du déploiement, l'effort s'intensifie : communication, formation, accompagnement des équipes, documentation et traitement des irritants. Agents, managers et utilisateurs ne vivent pas le changement de la même manière : nous adaptons l'accompagnement à chaque population.

05
Faire vivre

Une plateforme de gestion de services doit évoluer avec l'organisation. Nous mesurons les usages et les niveaux de service, faisons évoluer les catalogues et les workflows, enrichissons la connaissance et préparons, lorsque cela est pertinent, l'extension à de nouveaux services ou de nouvelles populations.

L'outillage au service du processus.

Nous intervenons principalement sur Jira Service Management et Matrix42, deux écosystèmes qui répondent à des contextes différents. Nous ne choisissons pas une plateforme avant d'avoir compris les processus, les contraintes d'hébergement, les usages et les objectifs du projet.

Atlassian

Jira Service Management s'intègre naturellement avec Jira et Confluence. Il est particulièrement pertinent lorsque les équipes IT, développement et support travaillent déjà dans l'écosystème Atlassian ou lorsque l'organisation souhaite disposer d'un socle commun pour plusieurs fonctions de service. Son écosystème et sa capacité d'extension permettent également d'adresser des besoins ESM au-delà de la DSI.

Matrix42

Matrix42 propose une approche fortement intégrée de la gestion des services et des actifs, avec différentes possibilités d'hébergement. La solution peut notamment répondre à des contextes dans lesquels la souveraineté, l'ITAM ou la maîtrise de l'environnement d'hébergement occupent une place importante.

Aucun outil ne se disqualifie par principe. Le choix dépend du contexte, des processus, de l'existant et des priorités de l'organisation.

La bonne solution n'est pas celle que nous préférons mettre en œuvre, mais celle qui trouve durablement sa place dans votre organisation.
BleuLemon, notre conviction
Cadrage d'un catalogue de services au mur de post-its

De l'ITSM à l'ESM.

Les principes qui permettent à une DSI de structurer ses services peuvent également être appliqués aux autres fonctions de l'entreprise.

Un collaborateur qui demande un ordinateur, une attestation RH, un badge, une prestation d'achat ou une intervention des services généraux rencontre finalement la même question : comment accéder simplement au bon service et suivre sa demande ?

L'ESM étend les pratiques de gestion de services au-delà de l'IT. Il permet notamment de proposer des portails communs, de clarifier les engagements, d'automatiser les workflows et de mieux partager la connaissance entre les fonctions support.

Il ne s'agit pas de transposer mécaniquement les processus IT aux métiers. Chaque service conserve ses propres règles, son vocabulaire et ses contraintes. Nous utilisons les principes de l'ITSM là où ils apportent de la valeur et les adaptons à chaque contexte.

Ce que nous mesurons.

Indicateur cléCe qu'il permet d'observer
MTTR incidentsLe délai moyen nécessaire pour rétablir le service
FCR portailLa capacité à résoudre une demande dès le premier contact
CSAT supportLa satisfaction des utilisateurs après le traitement de la demande
Respect des SLA/SLOLa capacité à tenir les engagements de service
Backlog ancienLa capacité à éviter l'accumulation de demandes non traitées
Capitalisation de la connaissanceLa capacité de l'équipe et des utilisateurs à réutiliser les réponses existantes
Part des demandes passant par le portailL'adoption des canaux de contact prévus

Exemples issus de missions passées, à redéfinir avec vous selon votre contexte et vos priorités actuelles, jamais un standard de marché.

Opteven remplace GLPI par Jira Service Management.

Plateau de service desk : des agents casqués devant leurs écrans de portail
Refonte ITSM & migration

Refonte ITSM et migration vers Jira Service Management et Assets

Première mise en production après 7 semaines, production complète en moins de 4 mois, catalogue simplifié à 5 niveaux. Le plan de cadrage portait sur 117 jours ; la consommation est restée sous l'enveloppe. Un contrat de TMA a suivi.

7 sem.de la reprise à la première mise en production
500tickets repris sans interruption de service
5 niveauxde catalogue, contre une arborescence illisible
Lire le cas client

Les questions qu'on nous pose sur l'ITSM

Une question qui ne trouve pas sa réponse ici se traite en trente minutes d'échange, sur votre contexte réel plutôt que sur un cas général.

Échanger avec un expert
Quelle est la différence entre ITSM et ESM (Enterprise Service Management) ?

L'ITSM organise la fourniture des services informatiques : demandes, incidents, changements, niveaux de service, connaissance ou catalogue de services. L'ESM applique les mêmes principes de gestion de services aux autres fonctions de l'entreprise : ressources humaines, achats, services généraux, finance ou autres services internes. Les deux approches reposent sur une logique commune, mais les processus et le vocabulaire s'adaptent à chaque métier.

Comment choisir un outil ITSM ?

Trois critères tranchent : votre existant technique, vos contraintes de localisation des données, et la charge d'administration que vos équipes acceptent de porter. Le choix du logiciel ITSM arrive après le cadrage du catalogue et des engagements, sinon l'outil hérite du désordre existant.

Faut-il déjà disposer d'un outil ITSM pour travailler avec BleuLemon ?

Non. Nous pouvons intervenir sur un dispositif existant, faire évoluer une plateforme déjà en place ou accompagner le choix et le déploiement d'une nouvelle solution. Nous commençons par les processus, les usages et les objectifs. L'outil vient ensuite.

Pourquoi faire appel à BleuLemon plutôt qu'à l'éditeur ou réaliser le projet en interne ?

Parce que notre intervention ne s'arrête pas à la configuration de la plateforme. Nous travaillons les processus, l'organisation, l'outillage et l'adoption comme un ensemble cohérent. Nous pouvons intervenir aux côtés de vos équipes internes et des éditeurs, en apportant notre expérience des projets ITSM et ESM et notre capacité à faire le lien entre usages, processus et technologie.

Qu'est-ce qu'une CMDB et à quoi sert-elle ?

Une CMDB (Configuration Management Database) recense les éléments de configuration du système d'information, serveurs, applications, postes, contrats, et surtout leurs dépendances. Son intérêt réel : mesurer l'impact d'un incident ou d'un changement avant l'action. Nous limitons son périmètre aux usages décidés en cadrage.

Qu'est-ce qu'un SLA informatique et comment le définir ?

Un SLA informatique est un engagement de délai et de qualité sur un service, avec sa méthode de calcul et ses exclusions. Il se définit à partir de vos historiques réels, pas d'une référence externe. Sans mesure automatisée dans l'outil, un SLA reste déclaratif.

Combien de temps dure un projet de déploiement ITSM ?

La durée dépend du périmètre, du nombre de services concernés, de l'existant et des populations à accompagner. Nous visons autant que possible une première mise en production en 90 jours. Un projet qui reste trop longtemps sans résultat concret perd en dynamique, mobilise les équipes sans bénéfice visible et devient plus difficile à faire adopter.

Lorsque le périmètre est plus large, nous préférons donc livrer une première version opérationnelle, mesurer son usage et l'améliorer ensuite dans une V2, plutôt que chercher à tout couvrir dès le premier déploiement. Livrer vite permet d'apprendre sur les usages réels et de rester efficace.

Êtes-vous certifiés ITIL ?

Oui. Nos consultants sont certifiés ITIL v3 et ITIL 4. Nous utilisons ITIL comme un référentiel de bonnes pratiques et un vocabulaire commun, mais pas comme une recette à appliquer telle quelle. Les processus doivent rester adaptés à votre organisation, à vos utilisateurs et à vos contraintes.

Quel rôle joue l'IA dans la gestion des services IT ?

L'IA peut intervenir à plusieurs niveaux : aider l'utilisateur à formuler sa demande, rechercher une réponse dans la base de connaissances, proposer une qualification, résumer un historique ou détecter des demandes récurrentes. Son rôle dépend du processus et du niveau d'autonomie que l'organisation souhaite lui donner. Nous définissons dès le cadrage ce qui peut être automatisé, ce qui nécessite une validation humaine et ce qui doit rester à la main des équipes.

Pour aller plus loin : nos services · Le Diagnostic · formations Jira